Kaikki alihankinta ei kuulu tilaajavastuulain soveltamisalaan. Työ tulee tehdä tilaajan tiloissa tai työkohteessa, työn tulee liittyä tilaajan toiminnassa tavanomaisesti suoritettaviin tehtäviin tai tavanomaiseen toimintaan liittyviin kuljetuksiin ja työn suorittajan tulee olla sopimuskumppanin työntekijä. Silloin kun työ liittyy rakentamiseen, myös pelkän elinkeinonharjoittajan tekemästä työstä on selvitysvelvollisuus. Lisäksi rakentamiseen liittyvissä sopimuksissa on hyvä huomioida, että tilaajalla on aina ehdoton selvitysvelvollisuus sopimuskumppanistaan. Lisäksi on hyvä muistaa, että selvitykset tulee hankkia myös ulkomaisista sopimuskumppaneista samalla tavoin, kuin solmittaessa sopimus suomalaisen yrityksen kanssa.
Hankittavat tilaajavastuuselvitykset ja niiden säilyttäminen:
- selvitys merkinnästä ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin
- kaupparekisteriote
- veronmaksuasioita koskeva selvitys
- todistus työntekijän eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty
- selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista
- selvitys työterveyshuollon järjestämisestä
- todistus lakisääteisen tapaturmavakuutuksen ottamisesta (tämä koskee pelkästään rakentamistoimintaan kuuluvia sopimuksia)
Ennen sopimuksen solmimista hankitut selvitykset tulee säilyttää kaksi vuotta siitä, kun sopimusta koskeva työskentely on päättynyt. Selvitysten säilytysmuodolla ei ole merkitystä – selvitykset voi säilyttää myös esimerkiksi sähköisessä muodossa.